FONTE: Comércio Exterior Informe – BB no. 44
Cultura
Aspectos Culturais
Nas negociações com representantes de comércio e indústria do Japão, precisamos compreender o povo e seu comportamento. A sociedade japonesa é complexa, estruturada, hierarquizada e orientada para a coletividade. Forte ênfase é dada para manter a harmonia e evitar qualquer confrontação mesmo que seja superficial.
A consolidação de relacionamentos, que provavelmente acontecerá antes da primeira venda, deverá enfatizar a confiança mútua, credibilidade, lealdade e compromisso para longo prazo.
O elemento fundamental para o funcionamento de uma empresa no Japão é o respeito à hierarquia. A diretoria encarrega-se da orientação e da representação da empresa. Mas nas negociações são designados funcionários de escalão inferior que conhecem o dia-a-dia das atividades relativas aos negócios da empresa. Isto não demonstra desinteresse da parte japonesa com os funcionários de escalão superior de empresas estrangeiras. De qualquer modo, a decisão é tomada pela diretoria que, ao contrário do costume ocidental, é mais vagarosa em suas decisões. Se o executivo achar que pode fechar negócios em pouco tempo haverá frustração.
Postura nas Negociações
– Estabeleça uma boa relação, antes de tratar de assuntos comerciais.
– Os principais dirigentes devem estar presentes na primeira reunião. Sua empresa poderá ser representada por um grupo de especialistas. Não inclua advogado na comitiva.
– As negociações poderão levar muito tempo. Fique preparado para fazer muitas viagens. Seja paciente.
– A harmonia deve ser mantida. Não confronte ou faça perguntas de forma negativa. Nunca diga não. Fique alerta porque mesmo quando os japoneses dizem sim pode significar uma reposta negativa.
– Permita-lhes que sejam vencedores em alguns pontos durante as negociações.
– Reconheça e respeite a posição social de todos os seus interlocutores. Não fique na expectativa de reciprocidade da parte deles.
– Nunca cumprimente uma pessoa diretamente e jamais elogie um funcionário na presença dos superiores. O elogio deve ser dirigido ao grupo.
– As negociações podem ser realizadas clínica ou linearmente. Esteja preparado para discutir determinado assunto fora de sequência, em qualquer tempo. Em geral, os compradores japoneses são muito cautelosos. Gostam de examinar minuciosamente os produtos que pretendem vender, comparar preços e determinar o potencial de mercado antes de iniciarem o primeiro contrato de venda.
Protocolo de Negócios - forma de se apresentar a uma empresa e como tratar de negócios
– Para realizar os primeiros contatos, solicite os préstimos de um representante local.
– É preferível, que a apresentação de uma empresa, seja feita pela sucursal da empresa no Brasil, setor comercial da embaixada, representação comercial, câmara de comércio.
– Para cativar o interlocutor nos negócios, deve haver empatia com uso do bom senso para que o curso das negociações não se torne embaraçoso.
– Leve um bom estoque de cartão de visitas, utilizá-los faz parte da etiqueta japonesa. O cartão deve ser no formato norte-americano (5,5cm X 9cm), de um lado na língua japonesa e do outro em inglês. Importante: a troca de cartões formaliza o início das negociações e serve para estabelecer o status de cada uma das partes. Cabe ao visitante, ser o primeiro a apresentar o cartão, entregando-o com as duas mãos e, se possível, com uma leve reverência e, ao receber do interlocutor, corresponder à reverência. Para demonstrar respeito ao cartão recebido, deve manuseá-lo com cuidado. É indelicado guardar o cartão recebido no bolso. Durante a primeira reunião, deve deixá-lo sobre a mesa e não fazer anotações no cartão.
– A entrevista inicial ocorrerá em uma sala de reuniões em que o visitante será convidado a entrar primeiro. O assunto, para estabelecer o primeiro contato, versará sobre amenidades (a viagem, o tempo).
– Hoje está popularizado no Japão o costume de cumprimentar o interlocutor com o aperto de mão. Acompanhe a atitude do negociador japonês, respondendo também à reverência.
– Na reunião de negócios, os japoneses respeitam as formalidades e a sequência das atividades a serem desenvolvidas. Ao inciciar o encontro de negócios, o visitante deve se apresentar, falar sobre a função que exerce e o obejtivo da missão. Em seguida, deve apresentar e descrever as atividades da empresa que representa, entregando material explicativo, escritos em inglês e, se possível em japonês.
– Em poucas ocasiões, as reuniões podem ter continuidade fora do local determinado. Se for convidado para um tradicional restaurante japonês é sinal que seu interlocutor o respeita e se interessa pelo negócio.
– As cifras devem ser sempre escritas nos documentos, com clareza.
– As visitas de caráter comercial deverão ser marcadas com antecedência e seja sempre pontual nos encontros. Para os compromissos sociais, um leve atraso é tolerado.
– Cartas nunca serão respondidas se o remente não for conhecido.
– As empresas estrangeiras, não devem fazer negócios no Japão por intermédio de trading companies. Entretanto é importante ter um intermediário ou agente para fazer a apresentação e marcar entrevistas, principalmente se sua empresa é pequena. E, utilize-se do intermediário para discussão de temas desconfortáveis.